Закупки для кофейни: как рассчитать заказ молока, зерна и стаканов

Срочная закупка всегда начинается одинаково: бариста видит, что молока почти нет, а руководитель обзванивает поставщиков, кто привезёт сегодня. Если заказывать «на всякий случай», получится обратное: деньги лежат на полках, а часть продуктов не доживёт до использования.

Эта статья отвечает на вопрос «сколько заказать». Когда именно пора заказывать, разобрано в статье про точку заказа и страховой запас. Ниже расчёт по шагам, три примера с цифрами и калькулятор, в который можно подставить свои данные.

Считайте от расхода, а не от ощущений

Посмотрите расход за сопоставимые дни. Спокойный понедельник не равен пятнице, а праздничная неделя обычной. Учитывайте акции и сезонное меню. Горизонт расчёта: до момента, когда придёт следующая поставка, с учётом времени доставки и часов приёмки.

Откуда брать данные о расходе

Есть три источника, и подойдёт любой, лишь бы он был честным:

• Учёт остатков. Если вы фиксируете приход, списания и пересчёты, расход за период равен остатку на начало плюс приход минус остаток на конец минус списания. Как вести такой учёт, описано в статье про учёт остатков в кофейне.
• Продажи и рецептуры. Число напитков умножьте на норму на порцию: сколько молока уходит в капучино, сколько граммов зерна в шот. Метод работает, пока нормы точные.
• Ручной подсчёт. Если учёта нет, две недели пересчитывайте остаток утром и вечером и записывайте каждую поставку. Этого хватит, чтобы получить первые рабочие цифры.

Как рассчитать средний расход

Средний расход в день D = расход за период ÷ число дней.

Дни без товара занижают расход. Если молоко закончилось в два часа дня, остаток нулевой, а гости ещё приходили. Такие дни не берите в расчёт или оценивайте по похожим дням, когда молоко было. Иначе заказ получится заниженным, и дефицит повторится.

Выходные, сезон и акции

Средняя цифра скрывает разницу между днями. Заведите отдельный средний расход для будней и выходных и считайте горизонт по конкретным дням. Например, вы заказываете в четверг на пятницу, субботу, воскресенье и понедельник:

С акциями и сезонным меню так же: смотрите, как менялся расход в прошлый раз. Если истории нет, заложите осторожную надбавку, а после акции сверьте план с фактом и запишите результат. Новая позиция меню первые одну-две недели не имеет истории, поэтому заказывайте её небольшими партиями.

Срок поставки

Срок поставки L считается от момента, когда вы отправили заказ, до момента, когда товар принят и готов к использованию. Учтите время, до которого поставщик принимает заявки, и дни, когда он не возит. Если заказ принимают до 15:00, а вы отправили его в 16:00, срок вырос на день. Если по воскресеньям доставки нет, заказ в пятницу вечером приедет в понедельник, то есть L равен трём дням. Берите реальные сроки по последним пяти-десяти поставкам, а не обещания из договора.

Страховой запас

Страховой запас SS = D × число дней запаса. Это небольшой расчётный буфер на случай задержки поставки или всплеска спроса, а не «запас про запас». Выберите число дней по фактической истории: насколько поставки опаздывали, как часто спрос выбивался из обычного. Для критичных товаров, без которых кофейня не работает, запас больше, для медленных позиций меньше. Для скоропортящегося молока его ограничивает срок годности. Как страховой запас соотносится с излишками, объяснено в статье про точку заказа.

Формула заказа

Заказ = ожидаемый расход до следующей поставки + страховой запас минус пригодный остаток минус подтверждённые поступления.

В символах: Целевой запас = D × (L + R) + SS, Заказ = max(0; Целевой запас − остаток − подтверждённые поступления). R здесь интервал между заказами: если вы заказываете раз в три дня, R равен 3. Запас должен пережить и время доставки текущего заказа, и период до следующего.

Что уже заказано, но ещё не приехало

Товар в пути не остаток: пользоваться им можно только после приезда. В расчёте он учитывается по сроку прихода:

• придёт в пределах срока поставки плюс интервала между заказами (в примере выше это 2 дня): вычитается из заказа, иначе вы закажете лишнее;
• придёт позже: в расчёт не включается, потому что к моменту следующего заказа он ещё не поможет, и заказ получился бы заниженным;
• срок неизвестен: расчёт исходит из того, что поставка придёт вовремя, и прямо предупреждает об этом.

Отдельно проверьте, не закончится ли товар раньше, чем придёт ближайшая поставка. В примере выше остатка 10 литров хватит меньше чем на день (10 ÷ 12 ≈ 0,8 дня), а подтверждённая поставка придёт через день: примерно 2 литра спроса до неё останутся без молока. Больший заказ этот разрыв не закроет: нужны срочный дозаказ, перераспределение между точками или другой поставщик. Калькулятор ниже показывает такие предупреждения и не говорит «заказ не нужен», пока разрыв есть. Учитывайте только то, что поставщик действительно подтвердил: «обещали привезти» не считается.

Округление до упаковки и минимальная партия

Поставщик отгружает целыми упаковками, а часто и минимальной партией. Поэтому расчётную потребность округляют вверх: упаковок = ⌈заказ ÷ размер упаковки⌉, и их число не меньше минимальной партии. Например, нужно 1 080 стаканов, а коробка вмещает 1 000: придётся брать две коробки, то есть 2 000 штук, и 920 лишних. Можно договориться о более мелкой фасовке или сократить интервал между заказами. Для скоропортящихся товаров проверьте, что дополнительная упаковка будет использована до конца срока годности. Иногда разумнее округлить вниз и заказать чуть раньше.

Примеры расчёта для зерна и стаканов

Молоко разобрано выше. Цифры в примерах условные: это иллюстрация метода, а не нормы расхода.

Зерно, килограммы. Расход 2,4 кг в день, срок поставки обжарщика 3 дня, страховой запас 1 день, заказываем раз в 4 дня. Свежесть обжарки важнее объёма, поэтому партии небольшие: подробнее о выборе зерна и поставщика в статье про сорта кофе.

Стаканы, штуки. Расход 180 стаканов в день, срок поставки 2 дня, страховой запас 2 дня, заказываем раз в неделю.

Калькулятор ниже считает по той же формуле. Подставьте свои цифры или нажмите «Подставить пример», чтобы увидеть, как это работает. Для зерна можно вводить килограммы или граммы, единицы пересчитываются сами.

У каждой группы свой запас

У молока ограничивают срок годности и холодильник. У стаканов объём хранения и размер партии. У зерна важна свежесть обжарки, а редкий сироп после открытия расходуется медленно. Единый запас на всё не работает. Пересматривайте его по фактическим задержкам.

Порядок с поставщиком

Управленцу стоит определить, кто готовит заявку, кто подтверждает и кто принимает товар. Зафиксируйте крайний срок отправки. После приёмки сравнивайте заказанное и привезённое: недопоставка, не учтённая сразу, портит расчёт следующего заказа. Для критичных товаров держите проверенного запасного поставщика, а допустимую замену согласуйте заранее, особенно если она меняет вкус напитка.

Типичные ошибки при планировании закупок

• Брать расход только из удачных дней или из дней, когда товара не хватало.
• Не различать будни и выходные, хотя расход различается.
• Вычитать поставку, которая придёт позже, чем закончится товар.
• Путать единицы: литры и упаковки, граммы и килограммы, штуки и коробки.
• Не обновлять срок поставки и страховой запас после смены поставщика.
• Заказывать «круглым числом» вместо расчёта.
• Не фиксировать недопоставку и разницу между заказанным и привезённым.

Короткий алгоритм закупок для небольшой кофейни

1. Составьте список быстрых позиций. Молоко, зерно, стаканы, крышки: то, что заканчивается чаще всего. Единицы учёта задайте один раз.
2. Посчитайте средний расход. По учёту, продажам и рецептурам или по двухнедельному подсчёту.
3. Узнайте реальный срок поставки. И определите, как часто вы заказываете.
4. Задайте страховой запас в днях. Для каждой группы свой.
5. Сверяйте остаток в день заказа. Считайте по формуле с учётом подтверждённых поступлений и округляйте до упаковок.
6. Проверяйте приёмку. Сравнивайте заказанное и привезённое, недопоставку фиксируйте сразу.
7. Пересматривайте цифры. После смены поставщика, меню или сезона и после каждого дефицита.

Коротко о главном