Точка заказа для кофейни: почему молока нет, когда склад полный

На полках лежат сиропы, которые никто не берёт, а молоко опять закончилось в десять утра. Проблема не в объёме закупок, а в том, что всё заказывают одинаково. Руководитель наводит порядок, когда делит позиции по скорости расхода.

Эта статья отвечает на вопрос «когда пора заказывать». Сколько заказывать, считается в статье про закупки для кофейни: там же разобрано, откуда брать средний расход и как округлять заказ до упаковок.

Разделите позиции на быстрые и медленные

К быстрым относятся молоко, зерно, стаканы и крышки: они уходят каждый день. К медленным редкие сиропы, посуда и мерч: они могут лежать месяцами.

• Быстрые позиции проверяйте каждый день и заказывайте по минимальному остатку.
• Медленные заказывайте редко и небольшими партиями.
• Сезонные и необычные позиции берите под конкретный спрос, а не про запас.

Что такое точка заказа

Точка заказа это остаток, при котором пора звонить поставщику. Она равна расходу за время доставки плюс страховой запас.

Точка заказа = D × L + SS, где D средний расход в день, L срок поставки в днях, SS страховой запас.

С точкой заказа сравнивайте не остаток на полке, а позицию запаса: остаток плюс подтверждённые поставки, которые вот-вот приедут. Иначе вы закажете повторно то, что уже в пути.

Минимальный остаток и страховой запас

Словом «минимальный остаток» в кофейнях называют и страховой запас, и точку заказа, поэтому договоритесь о терминах. Здесь они такие. Страховой запас часть, которую стараются не трогать: она закрывает задержку поставки или всплеск спроса. Точка заказа уровень, на котором оформляют заказ. Она выше страхового запаса ровно на расход за время поставки.

Страховой запас = D × число дней запаса. Число дней выбирайте по истории: на сколько обычно опаздывали поставки, как часто спрос выбивался из привычного. Для молока, без которого кофейня не работает, запас больше, для медленных позиций меньше.

Страховой запас отличается от лишней закупки тем, что он посчитан и ограничен. Лишняя закупка это всё, что заказано сверх целевого уровня без расчёта. В примере выше запас молока на полдня составляет 6 литров. Если же заказать ещё 40 литров «на всякий случай», это больше трёх дней расхода: молоко рискует не дожить до использования, и потери всплывут в списаниях.

Срок поставки

Срок поставки L это реальное время от заказа до момента, когда товар принят и готов к использованию. В нём учтены часы, до которых поставщик принимает заявки, и дни без доставки. Если срок плавает, для критичных товаров берите максимум за последние поставки, для остальных среднее. Для скоропортящихся позиций короткий срок поставки позволяет держать меньший запас и меньше терять на порче.

Примеры расчёта точки заказа

Молоко разобрано выше. Цифры условные: это иллюстрация метода, а не нормы расхода.

Зерно. Расход 2,4 кг в день, срок поставки обжарщика 3 дня, страховой запас 1 день.

Стаканы. Расход 180 штук в день, срок поставки 2 дня, страховой запас 2 дня.

Если вы смотрите на остатки раз в день. Утром на складе 20 литров молока при точке заказа 18 литров. Формально заказывать рано, но за день уйдёт около 12 литров, к следующему утру останется 8, то есть ниже страхового запаса, а поставка идёт сутки. Значит, заказывать нужно сегодня. Чтобы не проскакивать точку между проверками, прибавьте к ней расход за интервал проверки: 18 + 12 = 30 литров. Этот уровень калькулятор ниже показывает как целевой запас, если указать интервал между заказами или проверками.

Почему одинаковая политика запасов не подходит всем товарам

Точка заказа у каждой группы своя, потому что их запас ограничивают разные вещи:

Порча и срок годности

Запас скоропортящегося товара ограничен сроком годности. Проверьте: целевой уровень, деленный на дневной расход, должен укладываться в остаточный срок годности при приёмке. Для молока в примере целевой запас 30 литров при расходе 12 литров в день покрывает 2,5 дня. Сверьте это число с датой на упаковке. Если остаточный срок короче, сократите партию или интервал между заказами. Расходуйте в первую очередь то, что раньше истекает.

Как часто пересматривать точку заказа

Точка заказа не постоянная величина. Пересчитайте её:

• после смены поставщика или срока поставки;
• при изменении меню, сезоне или заметной акции;
• после каждого дефицита: разберите причину, а не просто увеличивайте запас;
• регулярно, например раз в месяц для быстрых позиций, а для медленных реже.

Что делать с лишним

Найдите позиции, которые не двигаются месяц. Не заказывайте их, пока не разойдётся остаток, и решите, нужна ли позиция в меню вообще. Лишний товар это замороженные деньги и риск порчи.

Если у вас несколько точек, излишек с одной можно передать другой. Оформляйте перемещение в учёте: иначе расхождение вылезет сразу в двух кофейнях (подробнее в статье про учёт остатков). Другие варианты: включить позицию в сезонное предложение или акцию, договориться с поставщиком об обмене. Списание остаётся последним вариантом, и причину в нём нужно записать.

Калькулятор ниже считает точку заказа и объём закупки по формулам из этой статьи: введите свои данные или подставьте пример.

Договоритесь с поставщиком

Уточните дни и время поставки, минимальный заказ и возможность срочной доставки. Управленец, который знает свой расход в днях, договаривается конкретнее и не переплачивает за срочные поставки.

Коротко о главном