Списания в кофейне: как находить причины потерь и работать с ними

Пролитое молоко, засохшая выпечка, напиток, который пришлось переделать. Каждая мелочь стоит денег. Если причины никто не записывает, руководитель видит только общую сумму и не понимает, что менять.

Списание, недостача и технологический расход

Эти три понятия часто смешивают, а действовать при каждом нужно по-разному:

• Списание потеря, которую вы записали с причиной: испорчено, пролито, переделано.
• Недостача ситуация, когда после пересчёта товара меньше, чем должно быть по учёту, а записи о потере нет. Причину нужно искать.
• Излишек обратная ситуация: товара больше, чем в учёте. Чаще всего это ошибка в приходе или в единицах измерения, а не прибыль.
• Технологический расход то, что неизбежно уходит при приготовлении: например, прочистка паровой трубки или первые шоты после настройки помола. Решите заранее, как вы его учитываете: закладываете в рецептуру или записываете отдельной причиной. Главное, чтобы одинаково, иначе периоды нельзя сравнивать.

Бариста списал два литра испорченного молока: это известная потеря. А если после инвентаризации не хватает ещё литра, причину нужно искать. Не считайте автоматически, что это порча или недобросовестность. Сначала проверьте, внесены ли поставки и перемещения, верны ли единицы и нет ли дублей. Как вести такой учёт, описано в статье про учёт остатков в кофейне.

Короткий список причин

Пункт «прочее» гасит всю аналитику. Выберите вместе с командой несколько причин, похожих на реальную жизнь:

• истёк срок годности;
• нарушено хранение;
• пролив или повреждение упаковки;
• ошибка в приготовлении, переделка;
• учебные и технические приготовления по правилам кофейни.

Заранее решите, как учитывать напитки персонала и дегустации. Если их не учитывать, управленец будет видеть необъяснимое уменьшение запаса.

Примеры списаний из практики

Цифры ниже условные: это иллюстрация того, как записывать потери, а не нормы.

• Открытое и испорченное молоко. Литровую упаковку вскрыли вечером, к закрытию не использовали, на следующий день срок вышел. Запись: молоко, 1 л, причина «истёк срок годности», смена вечерняя.
• Пролитое молоко. Упаковка упала при переноске. Запись: молоко, 1 л, причина «пролив». Если такое повторяется на одной смене или в одном месте, дело в организации работы, а не в одном человеке.
• Пробные шоты. При настройке помола сделали 8 шотов по 9 граммов: 8 × 9 = 72 г зерна. При цене зерна 2 400 ₽ за килограмм это 72 × 2,4 = 172,8 ₽. Сумма небольшая, но она копится, если настраивают несколько раз в день. Решите, учитывать это отдельной причиной или закладывать в расход.
• Испорченный напиток. Капучино пришлось переделать. Записывается всё, что ушло: зерно, молоко, стакан по рецептуре, а не просто «напиток». Тогда видна и стоимость, и то, что именно стало причиной.
• Просроченная выпечка. Каждую неделю в четверг списывается одна и та же выпечка. Запись по срокам годности покажет закономерность по дню недели, и вы поймёте, что заказ в будни нужно менять.
• Ошибки приготовления. Новый бариста добавил не тот сироп. Запись с причиной «переделка» и пометка «обучение» помогают отличить случайную ошибку от системной проблемы в рецептуре или инструкции.

Пример журнала списаний

Данные придуманы для примера. Стоимость капучино в последней строке: зерно 18 г × 2,4 ₽ = 43,2 ₽, молоко 0,18 л × 95 ₽ = 17,1 ₽, стакан 15 ₽, итого 75,3 ₽. Сумма пяти строк 918,10 ₽.

Журнал списаний это внутренний управленческий инструмент: набор полей вы определяете сами. Это не первичный документ и не форма, утверждённая законодательством. Порядок оформления списаний для бухгалтерского и налогового учёта определяют учётная политика организации и действующие требования, поэтому уточняйте его у бухгалтера.

Как посчитать долю списаний

Доля списаний = стоимость списаний за период ÷ выбранная база × 100%. База должна быть названа явно, потому что при разной базе получаются разные числа:

Выберите одну базу и пользуйтесь ею всегда. Для общей картины подойдут закупки или выручка, для конкретной позиции расход в натуральных единицах.

Ищите повторения

Сумма за неделю говорит мало. Важнее, что повторяется. Сравнивайте одинаковые периоды и считайте долю одним способом. Единой нормы для всех нет: ассортимент, технология и поток гостей различаются, поэтому ориентируйтесь на собственную историю.

Раскладывайте записи по причине, позиции, смене и дню недели. Нередко несколько причин или позиций дают основную часть потерь, но проверьте это на своих данных, а не принимайте на веру. Начните с одной причины, которая повторяется чаще всего, и поменяйте то, что её вызывает. Затем посмотрите, как изменилась цифра за следующие две-три недели.

Какие данные собирать каждый день

• позицию и количество в единицах учёта;
• причину из короткого списка;
• дату и смену;
• кто записал: чтобы задать вопрос, а не чтобы наказать;
• короткий комментарий, если причина не очевидна.

Не просите больше. Каждый лишний пункт снижает дисциплину записи, а полнота данных важнее подробности.

Как уменьшать потери без давления на бариста

• Обсуждайте процесс, а не людей. Разбирайте причины на короткой встрече раз в неделю и не ищите виноватых.
• Не наказывайте за честную запись. Иначе потери перестанут записывать, а не уменьшатся.
• Уберите причину. Подберите заказ выпечки по дням недели, уменьшите партии скоропортящегося молока, отмечайте дату вскрытия и используйте сначала то, что раньше истекает. Если молока не хватает или оно залёживается, помогает точка заказа.
• Договоритесь о пробных приготовлениях и напитках персонала. Кто, когда и сколько: письменное правило снимает споры.
• Показывайте результат команде. Если потери снизились, скажите об этом: это лучший стимул записывать дальше.

Пример разбора

Каждую неделю списывается одна и та же выпечка. Вы смотрите поставки, продажи по дням и сроки. Оказывается, заказ один и тот же на будни и выходные, а спрос разный. Меняете заказ по дням и смотрите, не стало ли выпечки не хватать к обеду. Если проблема в переделках, меры другие: проверить рецептуру, настройки оборудования, обучить команду.

Коротко о главном