Учёт остатков в кофейне: как вести склад молока, зерна и стаканов

В таблице сироп есть, а бариста говорит, что бутылки закончились. Молоко закупают с запасом, и всё равно перед утренним потоком нужна срочная доставка. Так бывает, когда остатки ведутся «как получится».

Учёт остатков в кофейне отвечает на три вопроса каждый день: сколько ингредиентов есть сейчас, сколько ушло и сколько должно было остаться. Если «должно остаться» и «есть на самом деле» расходятся, вы теряете деньги, но хотя бы знаете, где искать. Для этого не нужна сложная система: достаточно списка позиций, единых единиц измерения, фиксации прихода и списаний и регулярного пересчёта.

Один товар, одно название

«Молоко 3,2», «молоко для кофе» и название бренда легко превращаются в три строки для одного продукта. То же с зерном: арабика, бленд и моносорт нужно вести как разные позиции, но не дублировать. Для каждой позиции зафиксируйте название, единицу учёта и то, что влияет на использование: объём стакана, фасовку молока, вид сиропа.

Договоритесь о пересчёте упаковок

Поставщик везёт коробки, бариста берёт литровые упаковки, в рецептуре миллилитры. Например, коробка содержит 12 упаковок по одному литру. В приходе нужно указать именно это, а не просто «коробка». Сменился поставщик: проверьте, сколько в коробке теперь.

Правило простое: для каждой позиции выберите одну единицу учёта (литры, граммы, миллилитры, штуки) и зафиксируйте, сколько её в упаковке. Тогда приход превращается в числа в единицах учёта, а расход на напиток берётся из рецептуры в тех же единицах:

Фасовки в таблице условные: берите свои.

Что должно попадать в учёт

• поступления от поставщика;
• расход на приготовление;
• списания: испорчено, пролито;
• перемещения между точками;
• возвраты и корректировки после проверки.

Чаще всего теряются перемещения. Одна точка передала другой коробку стаканов, в учёте ничего не изменилось, и при сверке расхождение вылезает сразу в двух кофейнях.

Не пытайтесь учитывать всё с первого дня. Начните с позиций, которые одновременно дорогие, быстро расходуются или портятся: кофе, молоко и его альтернативы, сиропы и соусы, расходники (стаканы, крышки, мешалки), готовая выпечка, если вы закупаете её готовой. Для мелочей достаточно проверять наличие при плановой закупке.

Расчётный остаток: формула

Весь складской учёт держится на одной формуле:

Расчётный остаток = остаток на начало + приход − расход − списания

Фактический остаток вы получаете, когда пересчитываете склад руками. Разница между ними и есть главный сигнал:

Расхождение = фактический остаток − расчётный остаток

Отрицательное расхождение это недостача: товар ушёл, а записи об этом нет. Положительное «лишний» товар: чаще всего это ошибка в приходе, в единицах измерения или в списании.

Три способа вести учёт

На практике хорошо работает смешанная схема: расчётный остаток показывает ожидаемое, а регулярный пересчёт проверяет, что учёт не врёт. Выбирайте способ по числу точек, ассортименту и тому, сколько времени вы готовы тратить на ввод данных.

Минимальная система учёта за неделю

1. Составьте список позиций. Для небольшой кофейни это обычно несколько десятков наименований. Дайте каждой понятное название и единицу учёта.
2. Задайте минимальный остаток. Для каждой ходовой позиции это уровень, ниже которого пора заказывать. Как его рассчитать, описано в статье про точку заказа.
3. Фиксируйте приход. Каждая поставка проводится по накладной в день приёмки: что, сколько, по какой цене. Цена пригодится для расчёта себестоимости.
4. Записывайте списания с причиной. Брак, истёк срок, пролили, дегустация. Без причин списания превращаются в «чёрную дыру».
5. Назначьте ответственного. Один человек на смену отвечает за приёмку и пересчёт. Если отвечают «все», не отвечает никто.
6. Пересчитывайте по графику. Ключевые позиции каждый день или после каждой смены, остальные раз в неделю.

Пример учёта нескольких позиций за неделю

Цифры придуманы для примера. Расчётный остаток считается по формуле выше: у зерна 8 + 12 − 13,5 − 0,3 = 6,2 кг, пересчитали 6,0 кг.

Как посчитать величину расхождения

Расхождение в абсолютных числах плохо сравнивать между позициями: три литра молока и три стакана несопоставимы. Считайте долю с явной базой:

Доля расхождения = |расхождение| ÷ (расход + списания) × 100%

База здесь то, что за период прошло через склад. Для молока в примере 3 ÷ (72 + 3) = 4%, для зерна 0,2 ÷ (13,5 + 0,3) ≈ 1,4%, для сиропа 0,2 ÷ (4,6 + 0,2) ≈ 4,2%, для стаканов 0%.

Универсального «допустимого» процента нет: он зависит от ассортимента и процессов. Поэтому соберите собственную норму: сделайте три-четыре пересчёта подряд и посмотрите, какой разброс у вас типичен для каждой позиции. Если молоко обычно «плавает» в узких пределах, а в один день расхождение резко выросло, это повод разобраться. Для дорогих позиций, например зерна, смотрите и на деньги: небольшая доля может стоить больше, чем заметная доля по дешёвым расходникам.

Откуда берутся расхождения

• поставка внесена с опозданием или не внесена вовсе;
• привезли меньше, чем в накладной, а в учёте стоит заказанное количество;
• ошибка единиц: приход в коробках, расход в литрах без пересчёта;
• пролитое и недолитое не записано как списание;
• напитки для сотрудников и пробные приготовления не проведены;
• завышенные граммовки в рецептурах: на деле бариста льёт больше;
• перемещение между точками не отражено на одной из сторон;
• ошибка самого пересчёта или дубль карточки товара.

Это не обвинение сотрудников, а список гипотез. Проверяйте их по очереди: сначала документы и единицы, затем поставки и перемещения, затем списания, затем рецептуры.

Сверяйте с реальностью

Критичные позиции и те, что часто «не сходятся», пересчитывайте чаще. Полную инвентаризацию управленец назначает по графику, порядок такой проверки описан в статье про инвентаризацию в кофейне. Не сошлось: сначала проверьте документы, единицы и незавершённые движения. Разница нередко появляется из-за поздно внесённой поставки.

Пример проверки

Пересчитали, а на полке 22 литра. Разница 3 литра ещё не объясняет, что произошло: проверьте полноту списаний, расход, приёмку и перемещения.

Ежедневный чек-лист контроля остатков

• Проверить остатки ключевых позиций и сравнить с минимальными.
• Убедиться, что все накладные за день проведены.
• Посмотреть списания за день и их причины.
• Сверить расчётный и фактический остаток по нескольким самым дорогим или ходовым позициям.
• Составить или проверить список закупки на ближайшую поставку: как посчитать заказ, описано в статье про закупки для кофейни.

Типичные ошибки в номенклатуре и единицах

• Одна и та же позиция заведена под двумя названиями.
• Приход в упаковках, а расход в граммах и миллилитрах без пересчёта.
• Новая фасовка у поставщика не внесена в карточку товара.
• Разные товары с похожими названиями смешаны в одну строку.
• Учёт «в голове» или в разрозненных чатах: как только сотрудников больше двух, информация теряется.
• Сверка только в конце месяца: к этому моменту причины уже не восстановить.

Готовая таблица для учёта остатков

Если не хотите собирать таблицу с нуля, возьмите готовый Excel-шаблон. В нём пять листов: инструкция, номенклатура, движения, остатки и инвентаризация. Остаток считается по формуле из этой статьи, а факт сверяется с учётом на выбранную дату: поздний приход не меняет прошлую инвентаризацию. Шаблон пустой, свои товары и начальные остатки вы вносите сами. Количества в нём ведутся в базовых единицах (мл, г, шт), поэтому молоко считается в миллилитрах: 24 л = 24 000 мл. Версия для одной кофейни, без кассы, мультисклада и связи со StockVision.

Коротко о главном